Gesetzeskonforme Archivierung von E-Mails & Dateien as a Service

Wir als Netmail unterstützen Sie bei Ihrem Gang in die Cloud und zur Lösung NetGovern Archive. Beginnend bei der Konzeption, planen und strukturieren wir mit Ihnen den Aufbau Ihres zukünftigen E-Mail-Archivs. Als Experten für Migration von E-Mails und Daten übernehmen wir für Sie bestehende E-Mails von verschiedenen Systemen in Ihr neues Archiv. Bei der Inbetriebnahme setzen wir das besprochene Konzept in die Realität um und begleiten Sie bei allen neuen Aspekten. Zudem ist unbegrenzter Speicherplatz in unserem deutschen Rechenzentrum für jeden Benutzer inklusive. Wir sorgen dann durch aktives Monitoring fortwährend für einen reibungslosen Betrieb Ihres Cloud-E-Mail-Archivs und halten die Systeme durch regelmäßige Wartung auf dem aktuellsten Stand und führen proaktiv Health Checks durch.

Die Pflicht zur revisionssicheren E-Mail-Archivierung ergibt sich aus den seit 1. Januar 2017 geltenden Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Kurz GoBD, welche die GDPdU, die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen aus dem Jahr 2001 ablöste. Digitale Geschäftsunterlagen müssen seitdem für sechs bis zehn Jahre digital archiviert werden. In der seit 25. Mai 2018 in Kraft getretenen EU-DSGVO ist die E-Mail Archivierung ein wichtiger Baustein, um die Compliance Anforderungen zu erfüllen. Unternehmen haben mit technischen und organisatorischen Maßnahmen der Pflicht zur Ordnung und Transparenz beim Umgang mit personenbezogenen Daten nachzukommen. Ein revisionssicheres E-Mail Archiv sorgt dafür, dass mögliche Datenschutzverstöße oder Nicht-Beachten von Compliance-Anforderungen im Schriftverkehr aufgedeckt werden.

Welcher Geschäftsverkehr muss archiviert werden?

Die gesetzliche Aufbewahrungs- und Archivierungspflicht durch die GoBD betrifft jeglichen digitalen Geschäftsverkehr, wie z.B. Angebote, Lieferscheine, Auftragsbestätigungen oder Handelsbriefe. Für steuerlich relevante Daten muss sichergestellt sein, dass diese manipulationssicher abgelegt sind. Sie dürfen also nicht nachträglich durch den User veränderbar sein. In Bezug auf die EU-DSGVO sollte die gesamte E-Mail-Kommunikation der Mitarbeiter archiviert werden, damit die Data Governance Regeln eingehalten werden können.

Welche Herausforderung birgt private E-Mail Nutzung?

Häufig wird darauf verwiesen, den privaten E-Mail-Verkehr in Unternehmen zu untersagen. Wenn dennoch privat kommuniziert wird und diese E-Mails dann archiviert werden, verstößt man gegen geltendes Recht. NetGovern Archive bietet als eines der wenigen E-Mail-Archivierungslösungen die Möglichkeit private E-Mails automatisch von der Archivierung auszuschließen.

Was geschieht mit E-Mails von Bewerbern?

Die datenschutzrechtlichen Anforderungen und die EU-DSGVO verpflichten Unternehmen dazu, die Unterlagen von Bewerbern nach einer Frist zu löschen. In der Regel betragen die Aufbewahrungsfristen maximal 6 Monate. Daher müssen Prozesse geschaffen werden, die eine Archivierung von Bewerberdaten verhindern bzw. diese einer automatischen Löschung bei Ablauf der Frist unterziehen. NetGovern Archive bietet regelbasierte Lösungen für genau diese Anwendungsfälle.

Eine revisionssichere E-Mail-Archivierung schützt die Daten vor einer Manipulation durch den Benutzer, wie beispielsweise dem Löschen von E-Mails. NetGovern Archive bietet Lösungen um E-Mails revisionssicher zu archivieren und vor Manipulation zu schützen. Die Rechtsgrundlage dazu sind die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff, kurz GoBD. Demnach müssen aufbewahrungspflichtige elektronische Daten im Original, unverlierbar, unveränderbar, jederzeit sofort und lückenlos, verfügbar und maschinell auswertbar zur Verfügung stehen. Daher ist z.B. Archivierungsfunktion von Microsoft Outlook keine revisionssichere Form der Archivierung, da E-Mails beliebig gelöscht und geändert werden können, bevor sie archiviert werden. Im Gegensatz dazu werden die rechtlichen Anforderungen bei der Archivierung in der Netmail Cloud eingehalten.

Mit unseren zertifizierten Rechenzentren im hessischen Idstein und Frankfurt am Main bieten wir Ihnen eine zuverlässige Basis. Als deutsches Unternehmen sorgen wir außerdem für volle IT-Compliance. Zudem sind wir nicht nur als Unternehmen zertifiziert, sondern legen auch großen Wert auf die Zertifizierungen unserer Mitarbeiter, die stetig weitergebildet werden. Denn gute Qualität setzt kompetente Mitarbeiter voraus.

Sie sind konform durch datenschutzkonforme E-Mail-Archivierung nach EU-DSGVO & GoBD, auch bei privater Nutzung des E-Mail-Accounts am Arbeitsplatz. Profitieren Sie von revisionssicherer E-Mail-Archivierung in der Cloud mit Langzeitspeicherung für 10 Jahre. Die E-Mail-Archivierung in der Netmail Cloud reduziert die Kosten ihrer eigenen Infrastruktur erheblich. Weitere Lösungen, wie das intelligente Verwalten von E-Mail Anhängen durch die Detach-Technologie entlasten zudem ihren Mailserver schon vor der Archivierung. Transparente monatliche Kosten durch flexibel buchbare Lizenzen und unbegrenzten Speicherplatz für alle Postfächer sorgen außerdem für volle Kostenkontrolle. Zudem sorgen wir für effiziente E-Discovery über alle archivierten E-Mails durch Zugriff auf das persönliche Cloud-E-Mail-Archiv von überall und auf jedem Gerät.