E-Mails und Anhänge gesetzeskonform und revisionssicher archivieren - mit Netmail Archive

Das Netmail Archiv ist eine Enterprise Archivlösung für E-Mail-Systeme, um sowohl die Anforderungen der EU-DSGVO und der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD), wie auch die separate Archivierung privater E-Mails gemäß Telekommunikationsgesetz zu berücksichtigen. Mit Netmail Archiv werden Kunden somit den erhöhten gesetzlichen Anforderungen gerecht, zu denen Microsoft Bordmittel keine Lösung bieten. Mehr dazu erfahren Sie in unserem kompakten Whitepaper.

SCHUTZ SENSIBLER DATEN DURCH MEHRAUGENPRINZIP

Netmail Archiv verfügt (im Gegensatz zu Exchange Bordmittel) über die Möglichkeit sensible Daten (private und personenbezogene Kommunikation, z. B. mit Betriebsrat oder Personal) getrennt von der übrigen geschäftsrelevanten Kommunikation zu speichern. Sensible Daten stehen so unter besonderem Schutz und sind nur im Mehraugenprinzip (4, 6, 8 Augen) durch ein individuell definiertes Gremium (z. B. bestehend aus Betriebsrat, Personal, Geschäftsleitung, Datenschutzbeauftragtem) einsehbar. Die separate Aufbewahrung und der autorisierte Zugang ermöglichen es Unternehmen private Kommunikation weiterhin zu erlauben und gleichzeitig gesetzeskonform zu archivieren.

Ein Vergleich von Netmail Archive mit den Archivlösungen von Microsoft Exchange und Microsoft Office 365 finden Sie in unserer kompakten Übersicht.

Archivlösungen im Vergleich

Aufbewahrungsdauer von E-Mails

Aufbewahrungsfrist beträgt mindestens 6 Jahre, E-Mails mit steuerrelevanten Daten müssen für 10 Jahre aufbewahrt werden. Die Aufbewahrungsfrist beginnt jeweils mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem das Dokument etc. erstellt worden ist.

Nach steuerrechtlichen Vorschriften in Deutschland.

HGB schreibt keinen bestimmten Ort vor, doch in angemessener Zeit vorlegbar.

Steuerliche Konsequenzen, wie Verzögerungsgeld bis zu 250.000€ oder Bußgelder bis 5.000€ an das Finanzamt (§ 162 AO3)

Freiheitsstrafe von bis zu 5 Jahren bei Verletzung der Buchführungspfl icht (§283 StGB4)

Schadensersatzansprüche (§280ff . BGB5, §241 Abs. 2 BGB6)